項目外包時，最大的問題便是溝通，因為溝通渠道有限，看問題角度不同，所處立場不同，導致溝通總是容易出差錯，所以一定要建立有效的溝通機制。

為了節約成本，很多企業會選擇將項目外包出去。相比于企業構建一個自己的IT服務部門所投入的人力和物力而言，將IT開發與維護包給專業的IT服務供應商所投入的費用要低得多。然而，項目外包雖然省時省力，但最不省心，尤其是作為甲方的產品經理，稍不注意就會后患無窮。

跟了一年的外包項目，踩過無數坑后，我總結出一套工作方法分享給大家：

1. 需求調研該如何做？

前期做需求調研時，作為產品經理，需求要盡量全面考慮。尤其是ToB產品面向來自各方的用戶，需求也是各異甚至會存在矛盾。產品經理往往沒有時間跟著業務同事們一起接觸每一個客戶，所以得到的需求更多由業務轉述。這就存在一個很大問題——需求不全面。

每個業務人員只接觸過自己負責對接的用戶，并不了解其他用戶。如果只聽每個人敘述，則會發現不同用戶之間會有很大矛盾。這時候產品經理就需要充當一個組織者角色，在會議討論中盡量把所有相關業務人員聚到一起開需求討論會。每個人都提出自己的業務需求，并在有矛盾點時一起討論解決找出最優解。

另外，在會議中一定要有所記錄，并在會后發會議紀要給所有人確認。當然確認方式不一定是郵件，但必須保證每個人都確認以便之后查閱。

如果沒辦法總是開需求討論會，則也必須保證每一個需求都有所記錄。我個人建議設計一個需求申請表給業務人員（也叫作需求工單）。這個申請表可以幫助業務人員了解需求調研范圍并清楚自己該了解哪些方面；同時也能讓他們定位需求所屬分類方便產品經理自己做需求分析。

在與用戶接觸時還可能發現新的需求產生導致源源不斷地增加，請注意對業務需求進行管理并明確落實到合同中避免遺漏和變更拖延工期。

2. 產品需求該怎么提？

很多甲方認為給外包項目開發提供寬泛性的需求可以留有余地以備將來變更需要使用。但實際上，在外包開發中更需要足夠明確性以避免成果與實際需要存在較大偏差。

因為時間與場地限制等原因導致我們采用非駐場式外包開發模式無法及時溝通交流；因此，在提供具體明確性的同時最好能提前和項目負責人溝通好需要提供哪些文檔（比如原型設計、字段表、導出文件模板等），是否有格式要求等等。

此外，在讓開發盡可能了解公司整體規劃和競品參考方面也十分重要。

3. 開發過程中如何建立有效溝通機制？

在項目外包中最大問題便是溝通渠道有限、看問題角度不同、立場不同容易導致溝通出錯；因此必須建立有效溝通機制：

（1）雙方提前商定好溝通方式：可以通過微信或QQ溝通處理那些未明確說明問題；重大決策則應在領導群里進行；線上溝通無法清晰表達則可電話聯系并在微信或QQ中簡單記錄下來；正式文件傳遞則應通過郵件傳遞。（2）有問題及時告知并與乙方開發多次溝通：乙方應每周提交進度表以便跟蹤進度。（3）驗收工作：乙方應根據里程碑完成小規模工作驗收，并根據測試結果及時修復bug并驗證修復效果。

4. 項目驗收該怎么做？

初步項目驗收時保證流程能夠走通即可而非反復驗證bug等專職測試工作；但仍需要制定詳細驗收測試計劃并量化驗收標準以保證整體流程跑通且各模塊功能完整性得到驗證。

由于采選系統流程較復雜功能較多，在測試過程中應及時將bug提到bug系統催促廠商修復并反復驗證修復效果；同時爭取盡量多爭取驗收時間以便進行盡量細致全面地測試。